职场邮件礼仪技巧大全【范本模板】

职场邮件礼仪技巧大全部

➢ 关于收件人

1. 主送TＯ:事件主要负责人(仅需了解的人无需放入)；

2. 抄送CＣ:事件相关人（需要了解事项的人,一般为相关领导）；

3. 密送ＢCC：不希望主送和抄送看见的收件人,一般邮件不建议使用，因为密送的人回复内容可能被其他收件人看到。例:如50个人加薪,为保密密送这５0个人,其相互之间不知道对方也收到了.该方法不够专业，较少使用。比较专业的是用Woｒd的邮件合并功能结合Ｏｕtloｏk批量发送，每封邮件收件人就一个,每个人都能看到针对自己的内容．

4. 转发：邮件内容未达应收者或者内容共享;

5. 群发:一般只有公司人事行政人员使用，一般用在通知公告类邮件。

确定TO和CＣ：出部门的邮件一般要抄送本部门领导和同事部门领导,是否需要抄送领导的领导,需根据实际情况判断;出公司的邮件一般要抄送部门副总或总经理;公司内部讨论邮件不外发；

6. 回复ＴO和CC：礼貌上讲,回复邮件中并且要包含原文，根据需要确定回复的TO

和CC,单独回复一人不礼貌。

7. 排序:按部门排序,职级一般从低到高或从高到低。

8. 邮件撤销：尽量完善后再发送,避免邮件撤销。

➢ 二、关于邮件主题

1. 不能为空;

2. 内容需具体，不可太宽泛,待处理事项一目了然,不能太长；

3. 回复时需要根据内容适当修改，是主题更切合回复内容，并删除因多次回复或转发出现的Fw：,Re等;

4. 一事一邮件；

5. 必要时加上“紧急”、“重要\"等提示性词语.

➢ 三、关于邮件正文

1. 称呼:

必须有,并且与ＴO一致,不包含CC．称呼应恰当,如:

1） 称谓+礼貌用语:XX,您好!

2） 姓氏(姓名)+职位+礼貌用语:ＸX经理,您好!

3） XX先生/女士，您好!(不清楚职务时使用,需确认性别)

4)多人时可用各位领导/同事等代替。

注意：不熟悉的人不宜叫昵称,三个字的名字不宜叫全称。

2。 正文

１）称呼后另起一行；

2)5W1H：WHＹ、WＨO、WHAT、WＨEＲE、WHEＮ、HＯW，点明问题—表述背景细节—提供相关材料和附件—责任人和截止日期。

内容较多时需分段分点阐述;重点需展示内容可截图;尽量一封邮件将事情交代完整，避免疏漏再补发补充邮件。

3)不能有错别字,人名不能拼错。

4)结尾.干净简单,如: “祝 工作顺利!”等。

５)格式:字体一致、尽量颜色一致,合理提示，不过多使用加粗、放大、其他颜色进行突出强调.避免“缩进式\"等格式,以避免不兼容导致阅读者打开时不兼容.在邮件中合理的使用标点符号，能不用特殊标点符号的尽量少用。少用语气类标点符号,叹号、问号等。强调的内容用粗体，尽量避免斜体。商务邮件不使用背景信纸。避免使用表情符号、“~”等。每段中间空一行。

6)语气委婉,多使用“请”、“谢谢”等字眼，除“谢谢!”,“您好!”之外,尽量减少“!\"使用，避免语气过分强烈。

７）整体要求：态度友好+语言流畅&内容简洁+信息齐全＆清晰有条理。

3. 落款签名

姓名、职称与职务、部门、公司、联系方式（电话、邮箱等），公司标准化,签名应一致,内容不宜过多，一般与正文文字格式匹配,并且字体稍小一号。

4。 附件

正文中需简要涵盖附件重点,节省阅读人时间，提示收件人邮件带附件;上传的附件要正确;太大或文件太多时要压缩（附件不宜多于4个）。

➢ 四、关于回复邮件

1. 及时

收到他人重要邮件之后，要及时回复以示尊重.理想的回复邮件时间是２小时，特别是对于一些紧急、重要的邮件。

如果事情复杂,无法及时确切回复,可以及时回复说“收到，我正在处理,一旦有结果就会及时回复”等等。

优先级高的邮件优先处理，优先级低的邮件集中处理，尽量不超过24小时.

2. 针对性回复,根据需要修改主题和收件人；

3. 针对对方邮件里提到的问题进行回复（在原邮件基础上回复,不另起新邮件)，确保提到的问题都有对应的回复,这封邮件的使命才算完成，如果有未完成的可以说明以下,随后再补充。不盖高楼,尽量三次以内解决问题,不要频繁发送没有确定结果的邮件.

4. 字数不能太少，尽量1０字以上.

5. 如在休假，设置自动回复.

➢ 五、关于转发邮件

1. 背景简介

转发给别人的邮件，尤其是给领导的邮件，一定要将事件的背景及过程简要阐释,避免对方还需要一条条查收历史邮件，不仅浪费时间,而且容易理解偏差。

2. 必要的修改

如之前提到的主题、收件人需根据需要修改。