现代化医院继续教育档案管理的分析

文／惠州市第一人民医院　　丘龙平

【摘要】随着人们健康意识的增强，对于医疗人员的要求不断提高，在此背景下，继续教育活动得以开展，要求做好继续教育的档案管理工作。本文首先指出档案管理中存在的问题，然后阐述了相关改进措施，以供参考。

【关键词】医院；继续教育；档案管理；改进措施对于医院工作人员而言，继续教育是对理论知识、实践技能进行补充和更新，从而完善知识体系、提高技术能力，促进医疗服务质量的提升，满足医疗卫生事业的发展需求。做好继续教育档案管理工作，能拓展档案管理的路径，消除管理工作误差；提供完善的人员资料信息，基于一定的时间、条件下，能实现即时搜索的目标，提高管理工作效率。

一、当前档案管理中存在的问题

（一）资金投入不足。随着继续教育的普及，虽然规模在扩大，但医院的资金投入不足，更多的用于医疗设备购买上。医院在档案管理上的理念有所改变，但用于档案管理的资金有限，体现在以下几点：一是管理设备陈旧，配套设施不完善，不具备扩展工作的能力，影响管理质量。二是管理软件没有及时更新，由于功能少，不满足管理工作需求。三是档案的收录不全面、归档不及时，可能造成部分资料信息丢失。

（二）管理意识薄弱。在继续教育的档案管理工作中，不少医院存在管理范围模糊、内容不够明确的问题，而且管理制度标准不统一。随着医院的发展改革，档案管理工作的性质、内涵也在变化，但由于管理意识薄弱，档案管理由各个科室独立完成，影响档案信息的共享利用，还会威胁档案的安全性。而且各个科室均要委派专人负责档案的收集管理，会造成医疗资源的浪费，降低工作效率。

（三）人员素质低下。从档案管理人员的角度来看，整体素质较低，体现在以下几点：第一，多数管理人员的年龄大，管理知识老旧，尤其是对现代化的管理理念、管理工具不了解，阻碍了管理水平的提升。第二，一些管理人员是从其他部门临时借调而来，缺乏档案管理的专业知识，现代管理技术的应用少，导致管理工作相对片面。第三，一些工作人员将继续教育当成任务来执行，只是为了应对考核或职位晋升，达到目标后就会停止学习。因此可能参加学时短、学分高的培训活动，或者通过违规途径取得学分证书，影响档案管理工作的开展。

二、医院继续教育档案管理的改进措施

（一）明确管理方向。医院在制定继续教育制度的时候，应该考虑到医院的发展情况，分析继续教育档案管理的特征，采用现代化的管理模式，取代陈旧的管理思想，推进信息化、数字化管理水平。一方面培养专业管理人员，从各个科室出发，增强对档案管理工作的认识，为管理措施的执行打下基础。另一方面合理使用智能技术、网络技术，改变常规管理模式。以病历检查为例，可以采用电子文档建立交互平台，既能整合信息资源，又能节省空间，提高分类、汇总、分析等工作的效率，减轻人员工作量，实现现代化管理的发展目标。

（二）构建信息系统。继续教育档案管理期间，应该推广应用信息技术，构建信息管理系统，结构设计如下：第一，数据库包括个人资料表、学分表、工作表等；登录页面采用账号

密码，实现人员权限管理；系统主页的眉栏能输入个人资料，在规定时间内确认相关科室。第二，在系统的功能上，主要包括个人资料区、办公区、学分输入区、学分管理区等。其中，个人资料区要包含个人完整资料信息；办公区内设置公告栏、留言板；学分输入区包括学术论文、专题讲座；学分管理区用来分析考核结果、奖励结果。以OA信息互动平台、ERP管理系统为例，可以对医务人员的继续教育情况进行全面记录，统计分析考核结果，为领导决策提供依据。

（三）统一管理标准。继续教育档案的管理，应该结合现代信息建设的需求，提高管理的规范化和标准化。具体来说，从业务性、技术性、管理性三个方面入手，制定统一的标准规范。对于标准规范的要求，一是可以针对管理工作进行定性分析、定量分析。二是保证管理工作有序开展。为了这一目标，管理人员一方面要学习先进的管理理念和方法，从国内外成功经验中获得启发。另一方面要深入解读国家政策法规，针对管理过程中遇到的难题和问题，应该及时上报管理部门，通过沟通协调制定有效的解决措施，为统一标准的制定提供依据。

（四）提升人员素质。在人员的业务培训上，严格按照《档案法》的要求执行，大力宣传继续教育档案管理的重要性，认识到档案管理和个人进步、医院发展之间的关系。在具体操作上，首先学习相关法律法规，保证档案资料的完整性，提高管理人员的法制意识，促进管理效率的提升。其次培养创新精神，采用现代化的设备，例如数码相机、管理软件、数据库技术等，提高现代办公技能。最后在培训方式上，以岗前培训为主，采用多媒体上课、网上自学等模式，将考核结果和绩效奖金挂钩。

三、结语

综上所述，在现代化医院建设期间，员工继续教育是一个重要途径，与此同时，必须做好继续教育档案管理工作。分析可知，当前管理存在的问题，主要是资金投入不足、管理意识薄弱、人员素质低下。医院应该明确管理方向、构建信息系统、统一管理标准、提升人员素质，促进档案管理水平的提升。

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２０１８／０３　　（上）　　总第２８６期　　　

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