浅析酒店业的会议组织与服务

浅析酒店业的会议组织与服务

20099330138 徐雯

一、酒店会议市场的现状

随着市场经济和会展市场的日益成熟，经济文化交流活动日益增多，“开会”成为企业管理的重要内容，层出不穷的会议催生了庞大的会议市场。无论是国际会议，还是国内会议,在自身发展的同时,都带动了一系列相关产业的连动发展，其中,酒店业成为这一产业链上主要的接待任务承担者。

酒店会议逐渐增多，对服务水平、服务规范、服务质量上的要求增加。由于会议服务的特殊性，如会议种类多，方式多样化，需要酒店根据会议形式提供个性化服务；会议团队参会人员多、涉及面广，需要酒店在会议过程中优化会议服务流程，提供快速、全面、周到的服务，来满足客户的需求。会议服务的上述特点决定了在会议服务运营管理过程中，酒店需要对会议服务运营过程及其运营系统的设计、计划、组织和控制。

二、酒店会议服务的意义

（一）酒店提供会议服务可以带来巨大的经济效益

会议市场季节性波动较小,能为酒店提供稳定的客源。会议期间会议组织者一般会安排在酒店内就餐、活动,因此，可以带来巨大的经济收入。

（二）会议市场可以带来巨大的社会效益

会议服务是一种综合实力的表现。具有完善的会议设施设备的酒店，可以为社会上各类企业、政府机构等提供优质服务，快速高质量的满足会议顾客的要求，从而增加酒店的营业收入，可以更好的为人们提供就业场所，增加人们的收入，促进社会的发展。

三、酒店会议组织与服务中存在的问题

（一）会议接待设施设备落后

目前许多酒店的会议设施设备相当落后,跟不上现代会议的要求,更不用说接待国际大型会议。如音响设备差、缺乏多媒体、同声传译系统等,在会议室温度调节、通讯条件及公共环境营造方面,也难以满足会议顾客的要求。服务水平低目前国内还缺乏专门的会议接待培训部门,多会议接待人员多是临时从其它服务部门抽调过来的,在会议策划和接待等方面往往令会议组织人员失望。

（二）各个部门协调性差

目前大部分酒店由于各职能部门缺乏横向联系，信息交流不畅，客户的需求要通过层层传递才能被满足，造成服务的不畅和低效率，不能满足客户的接待要求，降低客户的满意度。

（三）服务流程不完善

酒店在会议服务流程存在不完善的地方，出现服务中效率低下、客户等候时间过长等问题。

四、酒店提供优质的会议服务应采取的措施

（一）完善会议服务的硬件设施设备

一般来讲,会议顾客希望酒店能够提供接待不同规模会议团体的会议室或者多功能厅。这些会议室或多功能厅不但有良好的会议室隔音效果，而且拥有配备齐全、运行良好的会议设备。会议设备中除了一些常用的设备,如桌椅、横幅、指示牌、桌卡、灯光；还应包括音响设备,专业的视听设备,如屏幕、投影仪、录像机等。因此,酒店可以针对顾客需求,结合酒店自身的经营战略及内部经营条件,完善酒店会议服务设施。

（二）提高会议接待的软件服务水平

1、配备专业会议管理人员与服务人员

专业人才的缺乏严重制约着酒店会议接待能力的提高。酒店可以与一些高校建立联系, 由学校为其培养并输送专业的会议管理人才。此外,酒店还可以与专业的培训机构合作,对员工进行会议管理与服务的专业培训,提高酒店员工的会议服务能力。

2、优化会议接待的服务流程

首先，酒店根据会议顾客的要求，拟定会议计划、会议议程、日程和程序，制定会议通

知、会议材料和会议证件，对会议现场进行布置。

第二，当与会者到达时，酒店一方应在大堂的适当位置设置登记台。与会者可以在登记台填写登记卡,交纳会费,领取会议代表证、会议相关资料、会议日程安排等，还可以咨询一些有关饭店及会议信息等。

最后，会议结束后，酒店需要将会议过程中涉及到的详细费用明细表提供给会议顾客,与其核对并结帐。

（三）酒店还应在会后向会议顾客征询意见

酒店可以通过问卷调查或意见征询表的方式对顾客意度进行调研。这样,酒店可以及时发现并修正服务中的失误,制定更为规范、更加符合顾客需求的服务标准,为下一次会议的召开作好准备,同时也可以更好地赢得本次会议的忠诚顾客。

五、总结

随着经济的发展，酒店会议市场发展前景愈加广阔。酒店在会议服务中应不断完善自身

的硬件设施设备。同时,还应加强自身服务人员与管理人员的会议服务意识,大力提高酒店会议接待的能力与水平。这样酒店才能保持稳定的客源, 在激烈的市场竞争中始终保持优势。

参考文献：

[1] 罗筱霖.会议酒店的发展趋势与策略.开封大学学报，2010，（30）：10-13； [2] 程露悬.酒店应加强对会议市场的服务工作. 商业研究,1999,(211):86-87； [3] 金燕.浅谈现代酒店的会议服务.上海商业，1994：35-37；

[4] 刘红霞.浅析如何提高我国会议型酒店的会议接待水平. 山西师范大学学报(自然科学版)研究生论文专刊,2009,(23):121-123.