×××××公司
公文格式
说明：本纸质公文格式样本共8页，按照国家标准GB/T9704－1999并结
合公司实际情况制定。
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发文机构： 宋体，字号不限， 密级、 紧急程度： 公司B密★一年
该页下行及平文首格式 为文行页可适当调整，置于同一行 三号黑体 特 急
发文字号、签发人：三号仿宋 ×××××管理有限公司文件
物业××字〔2004〕××号 签发人：×××
关于×××××的通知(批复、函)
××公司： 主送单位：小三黑体 标题：小二宋体加粗 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
正文：小三仿宋 ××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
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该页为上行文 首页格 式
公司B密★一年 特 急
×××××管理有限公司文件
签发人：××× 物业××字〔2004〕××号 ×××
关于×××的请示
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××公司：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
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×××××××××××××××××××××。
该页单一构行末页式 为机文格附件：1、××××× 2、×××××
二○○三年×月×日
（联系人：×××，电话：××）
主题词：小三黑体 报送对象：小三仿宋 联系人：只在上行文中标注 主题词： ×× ×× 主送：×××××××××，××××××××，×××× ×××××××××。 抄报：×××× 抄送：×××× —2—
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该页为两机构行文末页格式 ××××××××××××××。
附件：1、××××××××
2、××××××××
二○○三年×月×日
主题词： ×× ×× 抄报： 抄送：
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××××××××××××××。
该页为 多机构行文末页格式 附件：1、×××××××× 2、××××××××
××公司 ××公司 ××公司
××公司 ××公司
二○○三年×月×日
主题词： ×× ×× 抄报： 抄送：
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物业××字〔2004〕××号
发文字号：五号仿宋 密级：小三仿宋 公司×密★×年
×××××管理有限公司
总经理办公会纪要
（2004年第1次）
会议序次：小三仿宋，以会议日期为排序依据 错误!未指定书签。 签发人：×××
时 间：2004年××月××日上午9：30 地 点：××××××
主持人：×××（姓名加职务）
参加人：×××、×××（办公会正式成员，未出席的应注
明原因）
列 席：×××、×××、××× 记 录：×××
议 题：一、×××××× 二、×××××× …… 纪 要： 议题：小三仿宋加粗 一、×××××× ××××××××××××××××××××××××××××××。
……
主题词：×× ×× 主送：×××、××× 抄报：×××、××× 抄送：×××、×××（“一”抄×××，“二”抄×××）
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×××××管理有限公司内部信息
第3期（总第十二期）
发文部门、时间等：三号仿宋 ×××××综合管理部 二○○四年十月八日
标 题
标题：小二宋体加粗 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
正文：小三仿宋 ××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 主送： 报送：
物业××字〔2004〕××号
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发文机构：小一楷体，字符间距标准 公司×密★×年
×××××管理有限公司 XXXXXX有限责任公司 文 件 XX字【20XX】XX号 关于下发××××的通知 各单位： 正
文
纪要类别：小初黑体，字符间距加宽3磅 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 附件：1.××××××× 2.×××××××
××××××××××××公司 二○××年×月××日 主题词： ××× ××× ××× 抄 送： ××× ××× ×××
××××××××××××公司 二○××年×月××日印 共印×份 一、红头文件的制作及标准 1、进行页面设置
选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3．7厘米 下：3．5厘米 左：
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2．8厘米 右：2．6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”，在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。 2、插入页号
选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。 3、发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15．5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐： “绝对位置”设置成“页边距”， “下侧”设置成“2．5cm”——平行文标准，
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“8．0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。
选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。 4、红线制作
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标
会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2．25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15．5cm”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm” ——平行文标准，“13．5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。 5、文号制作
平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。
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上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。
注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。 6、主题词制作
选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。 7、保存成模板文件
单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*．dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。 至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。 二、公文正文排版
1．依据模板建立新公文：选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。
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2．制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：
标 题——二号小标宋字体，居中显示； 主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式； 正文——三号仿宋字体；
成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。
文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。
三、用Word制作电子公章 1、图章轮廓
选择“插入→图片→自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按下Sfift键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色”，线条宽度为2磅，颜色为红色，“叠放次序”为“最底层”。 2、编辑文字
在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后用艺术字周围的8个拖拉按钮把文字拖成圆形，并放在已经画好的圆内，可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确的位置。并把艺术字设置成红色。 3、插入五角星
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在“自选图形→星与旗帜”中选中五角星，然后在文档中画出一个大小适合的五角星，并设置成红色，移动到圆中合适的位置，然后选中圆、艺术字、五角星，单击鼠标右键，选择“组合”，一个公章就制作出来了，要用时复制一个到目标处，是不是很正规啊！
但是，用Word制作电子公章可以用在一般的文档中，但如果是正式的行文，则要求公章有防伪功能，别人不能仿制，这时候，我们可以用办公之星来制作可以防伪的电子公章。 ◆制作可以防伪的电子公章
在办公之星中，制作公章就简单得多，直接在“插入→印章→圆形印章”中即可加入印章。在对话框中设置好印章的参数时，在文本中就可以看到印章的情况。
特别的是，软件对生成的印章有对应的数字防伪标识，你还可以给印章设置密码来进行保护， 防止非授权的编辑。
当要查看印章的真伪或对印章进行修改、复制时，可以右击印章，出现“印章密码”对话框，要求输入正确的密码，同时显示印章的数字防伪标识（在此可以验证印章的真伪）。
其实，如果要进行网上发文件，可以先在办公之星中制作出一个标准的电子印章后，复制到Word中，保存后，就可以经常调用了。 ◆如何设置文档、文字、图片“不打印” 1、打开选项
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2、视图－－－－格式标记－－－－－（勾选）隐藏文字 4、确定
5、在文档打印任何文字，或是插入文本框，在文本框内输入文字。①选择你不想打印的文字，②CTRL＋D（字体），③在效果栏－－隐藏文字（勾选）－－确定
此时你文档的文本是你看的到，但不打印的。 这样，一个“红头文件”就做好了。
XXXXXX有限责任公司 文 件 XX字【20XX】XX号 关于下发××××的通知 各单
位
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正
文
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××…
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专题会纪要
标题：小二宋体加粗 发文日期、签发人：三号仿宋 错误!未指定书签。 签发人：×××
关于×××××的会议纪要
纪要项目：小三仿宋加粗 项目内容：小三仿宋 时 间：2004年××月××日上午9：30 地 点：×××××× 主持人：×××（姓名加职务）
参加人：×××、×××（顺序为：公司领导姓名，部门加姓名，
属下单位加姓名，其他单位加姓名，属同一单位的参加人，均列于该单位名称后）
记 录：××× 纪 要： 主题词：×× ×× 主送：×××、××× 抄报：×××、××× 抄送：×××、×××
报送对象：小三仿宋 正文：小三仿宋 ×××××××××××××××××××××。
主题词：小三黑体 .
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